Wenn das KIS ausfällt: Die ersten 60 Minuten im Krankenhaus

Es beginnt selten mit einem Knall. Meistens beginnt es damit, dass eine Pflegekraft an der Station versucht, eine Verordnung aufzurufen – und der Bildschirm hängt. Ein Klick, noch ein Klick, dann die Meldung, dass die Verbindung zum Server verloren wurde. Innerhalb weniger Minuten wiederholt sich dieselbe Szene an einem Dutzend Arbeitsplätzen im Haus.

So oder ähnlich beginnt der Ausfall eines Krankenhausinformationssystems (KIS). Was danach passiert, entscheidet darüber, ob aus einer technischen Störung ein Versorgungsrisiko wird. Dieser Artikel zeichnet eine realistische erste Stunde nach – nicht, um Angst zu machen, sondern um sichtbar zu machen, welche Annahmen viele Notfallpläne stillschweigend treffen.

Minute 0 bis 10: Die Station bemerkt es zuerst

Das KIS ist die zentrale Plattform für die klinische und administrative Datenverarbeitung. Fällt es aus, verlieren behandelnde Ärztinnen, Ärzte und Pflegekräfte auf einen Schlag den Zugriff auf das, was ihre Arbeit trägt: Stammdaten, Diagnosen, aktuelle Medikation, Befunde, Laborwerte und bildgebende Untersuchungen.

Bemerkt wird das nicht in der IT, sondern am Patientenbett. Die ersten Minuten sind von Unsicherheit geprägt: Ist das nur mein Rechner? Ist das Netzwerk weg? Ist es das ganze Haus? Erst wenn sich die Meldungen häufen, wird klar, dass es sich um mehr als eine lokale Störung handelt.

Minute 10 bis 25: Die Ursache ist noch offen

Ein KIS-Ausfall kann viele Auslöser haben – eine technische Störung, ein Infrastrukturproblem, im schlimmsten Fall ein Ransomware-Angriff. In dieser Phase weiß niemand, welches Szenario vorliegt. Und genau das ist das Problem: Solange die Ursache unklar ist, weiß auch niemand, welche Systeme noch vertrauenswürdig sind.

Ist es Ransomware, sind oft mehr Systeme betroffen als das KIS allein – Verzeichnisdienste, Backups, teilweise die Netzwerkinfrastruktur. Wer jetzt darauf setzt, „einfach ein anderes System zu benutzen", stellt schnell fest, dass viele dieser Systeme dieselbe Wurzel haben.

Minute 25 bis 40: Die Umstellung auf Papier

Die in der Praxis übliche Reaktion ist die Umstellung auf papiergebundene Notfallprozesse. Formulare werden hervorgeholt, Medikationslisten handschriftlich geführt, Anordnungen auf Zetteln notiert.

Was auf den ersten Blick wie ein funktionierender Rückfallplan aussieht, bringt erhebliche Risiken mit sich:

• Fehlende historische Informationen. Das Papier weiß nicht, welche Medikamente eine Patientin verträgt, welche Allergien dokumentiert sind oder welcher Befund gestern eingegangen ist. Diese Historie steckt im KIS – und ist gerade nicht verfügbar.

• Erhöhte Fehlerwahrscheinlichkeit bei der Medikamentengabe. Ohne aktuelle Medikationsübersicht steigt das Risiko von Doppelgaben, Wechselwirkungen und Übertragungsfehlern.

• Medienbrüche bei der späteren Nachdokumentation. Alles, was auf Papier entsteht, muss später mühsam ins KIS zurückgeführt werden – fehleranfällig und zeitintensiv.

Minute 40 bis 60: Der organisatorische Aufwand explodiert

In der letzten Phase der ersten Stunde zeigt sich der eigentliche Preis des Papier-Notfalls: Der organisatorische Aufwand steigt drastisch. Informationen müssen mündlich weitergegeben, doppelt notiert und zwischen Stationen getragen werden. Übergaben dauern länger, Rückfragen häufen sich, und jede zusätzliche Minute bindet Personal, das an anderer Stelle gebraucht wird.

Für Häuser, die als kritische Infrastruktur eingestuft sind, kommt eine weitere Dimension hinzu: Die Aufrechterhaltung der Versorgung auch im Stör- und Ausfallszenario ist nicht nur eine Frage der Organisation, sondern eine gesetzliche Anforderung, die im Ernstfall nachweisbar erfüllt sein muss.

Die stille Annahme hinter jedem Papier-Notfallplan

Der Papier-Notfall trifft eine stillschweigende Annahme: dass das Wissen über den Patienten auch ohne das KIS irgendwie verfügbar bleibt. Genau das ist der wunde Punkt. Die behandlungsrelevante Historie – Diagnosen, Medikation, Befunde – lebt im digitalen System. Fällt es aus, fällt auch dieses Wissen aus.

Die entscheidende Frage lautet deshalb nicht „Haben wir Formulare für den Notfall?", sondern: Haben wir im Ernstfall noch Lesezugriff auf die klinisch relevanten Daten unserer aktuell versorgten Patientinnen und Patienten?

Genau an dieser Stelle setzen Resilienz- und Fallback-Lösungen an. Ein System wie TrioMed hält eine aktuelle, schreibgeschützte Spiegelung der klinisch relevanten Daten vor und stellt sie auch dann bereit, wenn das Primär-KIS nicht mehr erreichbar ist – und erlaubt es, die während des Ausfalls erbrachten Leistungen strukturiert und ohne Medienbruch zu dokumentieren. Die erste Stunde sieht dann grundlegend anders aus: nicht als Rückfall auf Papier, sondern als kontrollierter Übergang in einen definierten Notfallbetrieb.

Wie ein solcher Notfallbetrieb konkret abläuft und welche organisatorischen Festlegungen ein Krankenhaus dafür treffen muss, lesen Sie in unserem Beitrag zum Vergleich von Papier, Sekundär-KIS und Fallback-Lösung.