Papier, Sekundär-KIS oder Fallback-Lösung? Drei Wege durch den KIS-Ausfall im Vergleich

Jedes Krankenhaus, das sich ernsthaft mit dem Ausfall seines Krankenhausinformationssystems beschäftigt, landet früher oder später bei derselben Frage: Womit überbrücken wir den Ausfall? In der Praxis gibt es dafür drei grundsätzliche Wege. Sie unterscheiden sich stark in Aufwand, Kosten und dem, was sie im Ernstfall tatsächlich leisten.

Dieser Beitrag vergleicht die drei Ansätze so neutral wie möglich – inklusive der jeweiligen Schwächen. Die ehrliche Antwort lautet nämlich: Keiner ist für jedes Haus der richtige.

Weg 1: Papiergebundene Notfallprozesse

Der klassische und am weitesten verbreitete Weg. Bei einem Ausfall stellt das Haus auf vorbereitete Formulare um: Medikation, Anordnungen und Verläufe werden handschriftlich geführt.

Stärken

• Keine zusätzlichen IT-Kosten, keine Abhängigkeit von Strom oder Netzwerk.

• Immer „verfügbar", weil das Medium selbst nicht ausfallen kann.

• Personal ist mit dem Prinzip vertraut.

Schwächen

• Kein Zugriff auf die Krankengeschichte. Papier enthält keine bestehenden Diagnosen, Allergien, aktuelle Medikation oder Befunde – dieses Wissen bleibt im ausgefallenen KIS.

• Erhöhtes Fehlerrisiko, insbesondere bei der Medikamentengabe.

• Medienbrüche und hoher Aufwand bei der Nachdokumentation, wenn alles später ins KIS zurückgeführt werden muss.

• Hoher organisatorischer Aufwand während des Ausfalls.

Passt für: Häuser mit geringem Digitalisierungsgrad oder als letzte Rückfallebene hinter einer besseren Lösung – nicht als alleiniger Plan.

Weg 2: Ein vollwertiges Sekundär-KIS

Manche Häuser betreiben ein zweites, weitgehend vollwertiges KIS parallel zum Primärsystem. Es bildet Datenmodell und Funktionsumfang dauerhaft nach und kann im Ausfall weitgehend übernehmen.

Stärken

• Großer Funktionsumfang, nah am gewohnten Arbeiten.

• Auch für längere Ausfälle tragfähig.

Schwächen

• Hohe Kosten und hoher Betriebsaufwand – ein zweites System will lizenziert, betrieben, aktualisiert und gepflegt werden.

• Dauerhafter Parallelbetrieb bindet Ressourcen, auch wenn der Ernstfall nie eintritt.

• Zwei komplexe Systeme bedeuten zwei Angriffsflächen und zwei Wartungslasten.

• Ohne konsequente Trennung besteht das Risiko, dass beide Systeme dieselben Abhängigkeiten (z. B. denselben Identitätsdienst, dasselbe Netzsegment) teilen – und im Ernstfall gemeinsam ausfallen.

Passt für: Große Häuser mit sehr hohen Verfügbarkeitsanforderungen und den Ressourcen, einen echten Parallelbetrieb dauerhaft zu tragen.

Weg 3: Eine schlanke Fallback-Lösung

Der dritte Weg liegt bewusst zwischen den beiden anderen. Eine Fallback-Lösung ist kein zweites KIS und will es auch nicht sein. Sie beschränkt sich auf das, was im Notfall wirklich zählt: den Lesezugriff auf die behandlungsrelevanten Daten und die strukturierte Dokumentation dessen, was während des Ausfalls passiert.

Stärken

• Deutlich geringerer Aufwand und geringere Kosten als ein Sekundär-KIS.

• Offlinefähig und unabhängig von zentralen Diensten, die im Ausfall oft selbst betroffen sind.

• Aktuelle, schreibgeschützte Spiegelung der klinisch relevanten Daten – die Krankengeschichte bleibt sichtbar, anders als beim Papier.

• Strukturierte Notfalldokumentation ohne Medienbruch, mit geordnetem Wiederanlauf zurück ins KIS.

Schwächen

• Kein voller KIS-Funktionsumfang – bewusst auf die Notfallversorgung beschränkt.

• Der gespiegelte Datenstand entspricht dem letzten erfolgreich empfangenen Stand vor dem Ausfall; unmittelbar davor erfasste, noch nicht übertragene Daten fehlen.

• Bestimmte Inhalte wie Pflegedokumentation und ärztliche Anordnungen werden vom KIS oft nicht bereitgestellt; sie liegen daher nicht als Spiegelung vor, können aber im Notfall neu erfasst werden.

• Die Rückübertragung in die Patientenakte erfolgt im Basisumfang über PDF-Export und manuelle Ablage, nicht automatisiert.

Passt für: Häuser, die einen belastbaren, prüfungsfesten Notfallbetrieb wollen, ohne die Kosten und den Betriebsaufwand eines zweiten Vollsystems zu tragen.

Wie Sie den passenden Weg finden

Die Wahl hängt weniger vom Produkt ab als von drei Fragen, die jedes Haus für sich beantworten sollte:

1. Wie lange dürfen wir ohne Zugriff auf behandlungsrelevante Daten auskommen? (Das ist Ihre RTO – siehe unseren Beitrag zu RTO und RPO.)

2. Welchen Aufwand und welche Kosten können und wollen wir dauerhaft tragen?

3. Was müssen wir gegenüber Prüfern nachweisen können? (Stichwort KRITIS, NIS2 und BSIG.)

Wer diese Fragen sauber beantwortet, erkennt meist schnell, dass Papier allein zu wenig und ein vollwertiges Sekundär-KIS oft zu viel ist – und dass die schlanke Fallback-Lösung für viele Häuser der wirtschaftlich und fachlich stimmige Mittelweg ist.

Genau in dieser Kategorie ist TrioMed positioniert: als Resilienz- und Fallback-Lösung, die bewusst kein KIS-Ersatz sein will, sondern die für die Notfallversorgung wesentlichen Funktionen offlinefähig, unabhängig und prüfungsorientiert bereitstellt. Welche der drei Bereitstellungsvarianten und welche Zielwerte für Ihr Haus passen, lässt sich am besten im direkten Gespräch klären.

Sie stehen ganz am Anfang der Überlegungen? Dann starten Sie mit unserem Szenario-Beitrag „Wenn das KIS ausfällt: Die ersten 60 Minuten im Krankenhaus".